Nadat je 3 keer je wachtwoord foutief hebt ingegeven, verschijnt er een knop; wachtwoord vergeten. Zodra je hier op klikt, wordt er een mail verstuurd naar het primaire e-mailadres met een link om het wachtwoord opnieuw in te stellen. Let op: Deze link is slechts 2 uur geldig.
Het is niet ongebruikelijk dat voertuigen uit dienst gaan of dat chauffeurs uit dienst treden. Conform wettelijke vereisten moet data nog twee jaar bewaard worden, maar voor het maken van wekelijkse of maandelijkse rapporten wil men deze data doorgaans niet zichtbaar hebben.
Hieronder wordt uitgelegd hoe dit uit rapportages te filteren. In beide gevallen blijft de ruwe data gewoon in TIS-Web® staan en kan te allen tijde aangeleverd worden aan controlerende instanties.
Voertuigen uit dienst niet zichtbaar in rapporten
Stap 1: In het hoofdmenu, ga naar de tab [Archief Management] en selecteer het submenu [Bedrijfsdata]-[Voertuigen]
Stap 2: Selecteer het voertuig uit dienst.
Stap 3: Selecteer [Wijzigen].
Stap 4: Zet het vinkje bij [Geen Datum] uit.
Stap 5: Selecteer in het veld [Verkoopdatum] de uit dienst gaande datum
Stap 6: Sla je gegevens op [Opslaan]
Chauffeurs uit dienst niet zichtbaar in rapporten
Stap 1: In het hoofdmenu, ga naar de tab [Archief Management] en selecteer de menu’s [Bedrijfsdata][Bestuurders]
Stap 2: kies de bestuurder in kwestie
Stap 3: Kies [Wijzigen]
Stap 4: Zet het vinkje bij [Geen Einddatum} uit en selecteer de uit dienst datum
Het bespaart een hoop tijd door alleen in te loggen in TIS-Web® indien dat echt noodzakelijk is. Dit is mogelijk gemaakt door middel van het automatisch generen van rapporten. Met regelmaat kun je deze ontvangen en in één oogopslag kun je bepalen of verdere acties benodigd zijn.
Aan de hand van onderstaand voorbeeld leggen wij de stappen voor het maken van meerdere soorten rapporten uit.
In dit voorbeeld worden rapporten van alle bestuurders maandelijks per e-mail naar een aantal personen binnen het bedrijf verstuurd:
Stap 1: Selecteer in [Rapporten] het type rapport (hier: bestuurders rapporten)
Ga naar menu [Rapporten]
Selecteer in dit menu [Bestuurders]
Binnen het [Bestuurders] menu, selecteer [Bestuurders Rapporten]
Stap 2: Kies het type rapport
Aan de linkerzijde staan de soorten rapporten binnen de categorie [Bestuurders Rapporten]:
Selecteer het rapport naar keuze (hier: Bestuurdersovertredingen)proble
Selecteer uit de lijst van bestuurders van wie je rapporten wil ontvangen (in dit voorbeeld: Alle bestuurders)
Stap 3: Selecteer [E-mailschema]
Het e-mailschema betreft het in Stap 2 geselecteerde rapport en de geselecteerde bestuurder(s).
Stap 4: Vul het e-mailschema in. De velden worden hieronder uitgelegd.
Start op: De eerste dag waarop het rapport wordt gestuurd, dit kan alleen een toekomstige datum zijn.
Einde op: De laatste dag waarop het rapport wordt gestuurd (indien van toepassing)
Aantal keren: Vul het gewenste aantal in, maximaal 20. Meer dan 20 is niet toegestaan om onnodige e-mailstromen te voorkomen. Verderop in het stappenplan zie je hoe je het e-mailschema kunt verlengen.
Rapport Herhalingen: Vul in: Wekelijks of Maandelijks
Locatie: Vul je locatie in indien het een andere locatie betreft. Wil je meerdere locaties, maak dan een apart e-mailschema aan per locatie.
Datum bereik: a. Niet voortschrijdend: Afgelopen Maand betreft een kalendermaand,géén gebroken maand. Wanneer je de herhaling op wekelijks hebt staan en dit veld op ‘Afgelopen maand’ krijg je elke week hetzelfde rapport, namelijk die van de vorige kalendermaand
b. Voortschrijdend: Alle andere keuzes, op basis van herhalingen, zijn voortschrijdend. Zie voorbeeld voor de soort keuzes. Zorg dat de keuze van de periode passend is met de ingestelde herhaling.
Email Settings: Het originele e-mailadres kun je niet aanpassen. Dit is van de beheerder. Rapporten kunnen ook gestuurd worden naar additionele adressen. Meerdere adressen kunnen alleen worden onderscheiden d.m.v. een ‘punt-komma’ (;)
Onderwerp: Wat als het onderwerp van de e-mail zichtbaar wordt
PDF of CSV: Wil je het rapport als document in .PDF ontvangen of wil je nog bewerkingen doen in bijv. Excel. Indien het soort rapport het toestaat kan het in .CSV formaat worden opgevraagd.
Wachtwoord: Je kan de .PDF en .CSV files beveiligen met een wachtwoord . Dit is geen verplichting in Nederland, maar wel aan te raden voor extra veiligheid van uw gegevens.
In dit geval kan het zijn dat de limiet van herhalingen is bereikt (zie boven bij stap 4 – Aantal keren). Om dit te verlengen, volg de volgende stappen:
Stap a: Selecteer in het tabblad [Rapporten] het submenu [Geplande Rapporten]
Stap b: Van alle geplande rapporten is nu een overzicht te vinden. Dubbelklik op het rapport waarvan je het automatische e-mailschema wilt verlengen
Stap c: Je komt in een scherm met het reeds ingevulde e-mailschema, het enige wat je hoeft te doen is een nieuwe startdatum selecteren. Let op: dit kan alleen een toekomstige datum zijn.
TIS-Web® bewaart automatisch de bestanden conform Europese richtlijnen. Dit houdt in:
Ruwe tachograafdatabestanden wordt bewaard gedurende 2 jaar
Rapporten worden bewaard tot 13 maanden terug
Na 2 jaar worden deze bestanden uit TIS-Web® verwijderd.
LET OP: De Nederlandse Belastingdienst heeft te kennen gegeven dat tachograafdata valt onder administratieve handelingen/data. Administratieve data moet volgens De Belastingsdienst 7 jaar bewaard worden. Houd er rekening mee dat je zelf back-ups van je data moet maken om deze gedurende deze 7 jaar te bewaren (zie hieronder).
Hoe maak ik een back-up van mijn TIS-Web® bestanden?
De procedure hiervoor is identiek aan het downloaden van TIS-Web® data indien je deze moet aanleveren aan controlerende instanties. In dit geval schrijf je de downloads naar een beveiligde en beschermde back-up bestemming.
Een beschrijving hoe data te downloaden vanuit TIS-Web® vind je hier.
Het TIS-Web® wachtwoord is altijd te wijzigen. Voordat je de TIS-Web® service aanklikt op het switchboard, klik je op gebruikersinstellingen en vervolgens op het wachtwoord wijzigen gedeelte.
