Het verplicht registreren van KITAS zegel- en serienummers

Geplaatst: 04-07-2019

Bij de introductie van de slimme tachograaf ontstond wat verwarring over het verzegelen van de KITAS sensor en over wanneer wat geregistreerd moest worden. Behalve dat het geregistreerd moet worden, dat is men wel duidelijk. Recentelijk is hierover een schrijven verschenen van het RDW, waarin wordt vermeld dat bij het afmelden de zegel- en serienummers ingegeven moeten worden, ook in het geval van Annex 1B tachografen. 

Tevens is In de meest recente uitgifte van het RDW handboek is in Artikel 3:6 opgenomen dat tijdens het afmelden alle aangebrachte zegelnummers vermeld dienen te worden.

 

Maar allereerst: Wat staat er nu eigenlijk?

Uitvoeringsverordening (EU) 2016/799 beschrijft het volgende in paragraaf 5.3 Verzegeling:

(404) gebruik alleen zegels die geproduceerd zijn door in de voornoemde databank opgenomen zegelfabrikanten.

• Zegelfabrikanten: Toegewezen zegelfabrikanten worden bekend gemaakt via de Joint Research Centre site. Huidige en eventueel nieuwe worden op de site kenbaar gemaakt. Zegels worden geïdentificeerd door een 8 karakter code MMNNNNNN waarbij “MM” de identificatiecode van de fabrikant is. Momenteel zijn dit “RP”, “PR”, “UN”, “BP” en “KE”.  Bij twijfel, controleer de Seal Manufacturer Codes op de website van de Joint Research Centre

 

Fig 1. Originele VDO zegels

 

(405) Fabrikanten en distributeurs van zegels waarborgen de volledige traceerbaarheid van de voor gebruik in het kader van Verordening (EU) nr. 165/2014 verkochte zegels en zorgen ervoor dat zij die gegevens indien nodig kunnen verstrekken aan de bevoegde nationale instanties

 

• Volledige Traceerbaarheid: Dit is an sich het meest duidelijke uit de paragraaf. Beginnende vanuit de maker van de seal moet volledig getraceerd kunnen worden wat de route van een zegel is geweest tot aan zijn eindbestemming. Er is dan ook onduidelijkheid over de term “verkochte zegels”  daar een nieuwe bestemming van een zegel niet altijd met verkoop te maken heeft. Daarom zoveel mogelijk het eerste deel van paragraaf (405) hanteren en dat is: Volledige traceerbaarheid.
• Het is ook van belang om te weten dat alleen de bestemming getraceerd dient te worden. Men hoeft inkomende zegels dus niet te registreren (als in  ‘op voorraad’ ).
• Omdat ‘volledige’ traceerbaarheid niet in details is gedefinieerd, is het beter om aan de meeste voorwaarden van ‘volledig’ te voldoen:

 

•          Bij het verzegelen van een KITAS tijdens ijken (zie eindbestemming*)
•          Bij het retourneren van zegels die gekocht zijn
•          Bij het weggooien van een (defecte) zegel in de prullenbak (zie eindbestemming*)
•          Bij het doorverkopen van zegels aan derden

 

 (*) Eindbestemming: Een zegel is bestemd om uiteindelijk in een voertuig te komen. Daarmee houdt, na verzegeling in het voertuig,  de traceerbaarheid dus op. Mocht de zegel tijdens het verzegelen defect raken en wordt het in de prullenbak gedaan, dan is het verstandig dit aan te geven (eindbestemming wordt dan de prullenbak). In de door VDO aangeboden sealbase doe je dit laatste door in de commentaar regel van de zegel aan te geven dat deze uit het circuit genomen is (zijn eindbestemming). Geef eventueel ook aan de reden waarom. Het is niet nodig om bij vernieuwing van een zegel, tijdens periodieke ijking, de verwijderde zegel nog te registreren.  

Kortom, neem altijd als stelregel “volledige traceerbaarheid”.

 

Controlerende instanties:

Traceerbaarheid is altijd topdown. Bij twijfels over de echtheid van een seal zal er gecontroleerd worden of de route van de zegel werkelijk uitkomt bij de zegel van het voertuig. Dit is bijvoorbeeld:

• Waar heeft de fabrikant de zegel naartoe gestuurd (bijv. Centrale voorraad)
• Waar heeft de Centrale voorraad de zegel naartoe gestuurd (bijv. distributeur)
• Waar heeft de Distributeur de zegel naartoe gestuurd (bijv. werkplaats)
• Wat was de eindbestemming van de zegel (= kenteken voertuig).

 

En deze route moet volledig kloppen en moet uitkomen bij het voertuig dat gecontroleerd werd.

 

Fig 2. Seal traceren

 

VDO Sealbase

De VDO Sealbase is beschikbaar voor alle aangesloten DTCO® 4.0 werkplaatsen, ons netwerk van Geautoriseerde werkplaatsen Slimme Tachograaf. Na het ijken worden zegels automatisch vanuit de Workshop Tab opgenomen in de database. Additioneel is er toegang via de PC mogelijk om registraties te volgen, te exporteren en eventueel bij te werken.

« Nieuwsoverzicht