Vraag van de TIS-Web® gebruiker
Geplaatst: 28-04-2016
Het bespaart een hoop tijd door alleen in te loggen in TIS-Web® indien dat echt noodzakelijk is. Dit is mogelijk gemaakt door middel van het automatisch generen van rapporten. Met regelmaat kunt u deze ontvangen en in één oogopslag kunt u bepalen of verdere acties benodigd zijn.
Aan de hand van onderstaand voorbeeld leggen wij de stappen voor het maken van meerdere soorten rapporten aan u uit.
In dit voorbeeld worden rapporten van alle bestuurders maandelijks per e-mail naar een aantal personen binnen het bedrijf verstuurd:
Stap 1: Selecteer in [Rapporten] het type rapport (hier: bestuurders rapporten)
- Ga naar menu [Rapporten]
- Selecteer in dit menu [Bestuurders]
- Binnen het [Bestuurders] menu, selecteer [Bestuurders Rapporten]
Stap 2: Kies het type rapport
Aan de linkerzijde staan de soorten rapporten binnen de categorie [Bestuurders Rapporten]:
- Selecteer het rapport naar keuze (hier: Bestuurdersovertredingen)proble
- Selecteer uit de lijst van bestuurders van wie u rapporten wilt ontvangen (in dit voorbeeld: Alle bestuurders)
Stap 3: Selecteer [E-mailschema]
Het e-mailschema betreft het in Stap 2 geselecteerde rapport en de geselecteerde bestuurder(s).
Stap 4: Vul het e-mailschema in. De velden worden hieronder uitgelegd.
Start op: De eerste dag waarop het rapport wordt gestuurd, dit kan alleen een toekomstige datum zijn.
Einde op: De laatste dag waarop het rapport wordt gestuurd (indien van toepassing)
Aantal keren: Vul het gewenste aantal in, maximaal 20. Meer dan 20 is niet toegestaan om onnodige e-mailstromen te voorkomen. Verderop in het stappenplan ziet u hoe u het e-mailschema kunt verlengen.
Rapport Herhalingen: Vul in: Wekelijks of Maandelijks
Locatie: Vul uw locatie in indien het een andere locatie betreft. Wilt u meerdere locaties, maak dan een apart e-mailschema aan per locatie.
Datum bereik:
a. Niet voortschrijdend: Afgelopen Maand betreft een kalendermaand,géén gebroken maand. Wanneer u de herhaling op wekelijks heeft staan en dit veld op ‘Afgelopen maand’ krijgt u elke week hetzelfde rapport, namelijk die van de vorige kalendermaand
b. Voortschrijdend: Alle andere keuzes, op basis van herhalingen, zijn voortschrijdend. Zie voorbeeld voor de soort keuzes. Zorg dat de keuze van de periode passend is met de ingestelde herhaling.
Email Settings: Het originele e-mailadres kunt u niet aanpassen. Dit is van de beheerder. Rapporten kunnen ook gestuurd worden naar additionele adressen. Meerdere adressen kunnen alleen worden onderscheiden d.m.v. een ‘punt-komma’ (;)
Onderwerp: Wat als het onderwerp van de e-mail zichtbaar wordt
PDF of CSV: Wilt u het rapport als document in .PDF ontvangen of wilt u nog bewerkingen doen in bijv. Excel. Indien het soort rapport het toestaat kan het in .CSV formaat worden opgevraagd.
Wachtwoord: U kunt de .PDF en .CSV files beveiligen met een wachtwoord . Dit is geen verplichting in Nederland, maar wel aan te raden voor extra veiligheid van uw gegevens.
Ik krijg géén rapporten meer in mijn mailbox.
In dit geval kan het zijn dat de limiet van herhalingen is bereikt (zie boven bij stap 4 – Aantal keren). Om dit te verlengen, volg de volgende stappen:
Stap a: Selecteer in het tabblad [Rapporten] het submenu [Geplande Rapporten]
Stap b: Van alle geplande rapporten is nu een overzicht te vinden. Dubbelklik op het rapport waarvan u het automatische e-mailschema wilt verlengen
Stap c: U komt in een scherm met het reeds ingevulde e-mailschema, het enige wat u hoeft te doen is een nieuwe startdatum selecteren. Let op: dit kan alleen een toekomstige datum zijn.
